Faire un budget : Au secours !

Pourquoi ce qui devrait être simple est finalement si compliqué ?

C'est simple dans l'essence car il s'agit de définir ce que l'on prévoit de dépenser d'une part et de définir comment on va financer ces dépenses de l'autre; avec soit pour objectif de réaliser un bénéfice, soit d'être simplement à l'équilibre: C'est à dire ni bénéfice, ni perte financière.

Mais c'est parfois compliqué parce qu'il s'agit d'évaluer les besoins métier de l'organisation dans l'avenir. Et en fonction de la taille de votre organisation ou la nature de vos activités, vous pouvez rapidement être submergé par un niveau de détail excessif; ce qui peut se traduire par des risques d'erreur dans les formules lors des calculs de synthèse.

En conséquence votre aptitude à appréhender les besoins métier et à évaluer les dépenses comme les revenus, sera déterminant pour obtenir un scénario plausible. Dès lors il convient de se fixer un certain nombre de points de repères pour canaliser ce processus avec efficacité et un maximum de précision.

Nous vous proposons ici quelques recommandations, essentiellement destinées aux petites organisations qui n'ont pas de budget ou qui ont une vision trop simpliste :

Questions clés de base "ad minima"

• Quel est mon objectif ?
  • Est-ce que je veux réaliser un bénéfice, si oui de combien ?
  • Ou est-ce que je veux couvrir mes charges sans créer de déficit ?
  • Ou ai-je besoin de générer un surplus pour l'affecter à un projet futur ?
• Sur quelle période est-ce que je fais mon budget ? Pour 1 an, 2 ans... tout en restant capable de fournir des chiffres réalistes
• Si j'applique le principe de Pareto, qu'elles sont les principales rubriques de dépenses dans mes charges générales ?
• Si j'applique le principe de Pareto, quelles sont les principales sources de revenus (vente, conseil, appel de fonds, emprunts) ?
• Si je ne parviens pas à atteindre mon objectif, sur quel axe est-ce que je peux travailler : dépenses, revenus, les deux ? Et, est-ce que mon objectif est réaliste ?
• Est-ce que mon budget prévoit une trésorerie suffisante pour couvrir les activités à venir et parer aux aléas ?

Cette liste non exhaustive doit être adaptée et/ou complétée en fonction de la nature de vos activités. Toutefois l'ensemble des questions proposées ci-dessus est valable pour tous.

Création ou adaptation de vos tableaux pour le budget

• Créez au minimum un tableau qui reprend les principaux comptes d'exploitation, avec autant de colonnes que de périodes à budgéter
• Pour l'année "n+1" prévoyez au moins une répartition trimestrielle pour avoir un minimum de saisonnalité dans vos chiffres. Cela vous sera précieux pour évaluer vos besoins en trésorerie
• Pour les années suivantes : "n+2", "n+3"... restez simple avec des valeurs annuelles, ce qui limitera le nombre d'informations à fournir
• Prévoyez en bas de vos tableaux principaux (Dépenses & Revenus") deux lignes supplémentaires qui serviront à :
  • Calculer la balance nette de chaque période
  • Calculer la balance cumulée au cours de l'année "n+1"

Recommandations concernant la structure de vos tableaux, onglets, fichiers

• Pour vous aider à répondre aux questions précédentes vous aurez besoin d'un ou de plusieurs tableaux qui pourront être répartis dans un ou plusieurs fichiers.
• Avant de vous lancer dans la création de vos tableaux prenez le temps de réfléchir à vos besoins de manière générale. Pour ce faire utilisez une feuille de papier et écrivez (ou dessinez) la liste des éléments à couvrir dans votre budget.
• Si vous gérez des projets ou des activités multiples, avec ou sans dimension internationale; votre budget devra très probablement se faire avec plusieurs fichiers et/ou onglets.
• Une erreur majeure à éviter est d'essayer de tout faire tenir dans un seul tableau ou un seul fichier...
• Lorsque vous développez vous tableaux de budget, prenez du recul de manière à créer une structure qui puisse être réutilisée l'année suivante. Ainsi vous pourrez récupérer les données existantes, intégrer les valeurs réelles de l'année écoulée et donc améliorer la précision de vos prévisions.
• Rappelez-vous que "l'excès d'information tue l'information" !! D'où l'importance de la phase préparatoire sur papier pour mesurer la complexité de ce que vous êtes sur le point de créer...

En conclusion

Le budget est surtout et avant tout un instrument de planification financier et non de planification comptable, même s'il est possible de prendre une approche purement comptable.

Le budget a vocation de prévoir les mouvements économiques sur une durée longue (généralement "n-1", "n", "n+1", "n+2"), pour donner une vision d'ensemble de la performance économique d'une entreprise ou d'une institution par rapport à un objectif fixé.

Dans la pratique il est courant d'avoir plusieurs budgets qui seront synthétisés pour créer une image d'ensemble. Ce sera le cas si des activités concernent des secteurs différents, ou qui se déroulent à l'échelle internationale, ou si elles portent sur des projets spécifiques...

Dans ce type de situation il est donc possible de s'appuyer sur le plan comptable analytique pour évaluer les activités métier et d'adjoindre un budget complémentaire basé sur le plan comptable général afin de capter les charges générales qui ne sont pas directement liées aux autres activités. Puis de créer une synthèse qui donnera une image consolidée.

Notre prochain article qui complète celui-ci portera sur

"Comment créer un document clair, simple, efficace et réutilisable le plus rapidement possible" . Cette approche peut être utilisée aussi bien pour la création de documents (formulaires, tableaux Excel, courriers type...), que pour la rédaction d'un rapport, courrier...

Besoin d'aide ou d'un accompagnement pour votre budget?

Contactez-nous, ou demandez un rendez-vous pour un entretien sans engagement. Nous pourrons discuter de votre situation pour évaluer de quelle manière vous aider.